Potwierdzanie zgodności kserokopii z oryginałem
W myśl art. 76 i 76a ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego dokumenty urzędowe sporządzone w przepisanej formie przez organ gminy stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone. Organ gminy może potwierdzić zgodność wykonanej kserokopii tego dokumentu z oryginałem dokumentu, jeżeli w aktach sprawy znajduje się oryginał dokumentu.
Organ Gminy nie potwierdza kserokopii dowodu osobistego. Dowód osobisty jest dokumentem wykonanym w jednym egzemplarzu, organ gminy nie posiada jego kopii.
Właściwym do stwierdzenia zgodności kopii z oryginałem jest notariusz. Notariusz stwierdza zgodność odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem na podstawie ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie.
W miejscowościach, w których nie ma kancelarii notarialnej, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 lutego 2007 r. w sprawie sporządzania niektórych poświadczeń przez organy samorządu terytorialnego i banki, do poświadczenia własnoręczności podpisu jest upoważniony wójt:
- na pismach upoważniających do odbioru przesyłek i sum pieniężnych oraz odbioru dokumentów z urzędów i instytucji;
- na oświadczeniach stwierdzających stan rodzinny i majątkowy składającego oświadczenie.
Ponadto wójt jest upoważniony do poświadczania pozostawania osoby przy życiu lub w określonym miejscu, w celu otrzymania emerytury, renty lub innych świadczeń z ubezpieczenia społecznego.